L’augmentation du recours à la visioconférence par les professionnels pendant la crise a été massive. À ce titre, la CNIL a partagé ses conseils pour avoir les bons réflexes dans le choix des outils et garantir la protection de vos données. Deux ans après la mise en place du RGPD, la prudence et la sensibilisation restent encore de mise et semblent être primordiaux aujourd’hui.

Mesures gouvernementales et digitalisation des échanges

Les mesures gouvernementales prises dans le but de réduire les risques de contamination au Covid-19 sont multiples et variées. La distanciation physique restant la mesure la plus efficace, c’est sans résistance que les professionnels ont mis en œuvre les recommandations de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de Covid-19, en ayant recourt à la visioconférence.

Cependant, il faut rester prudent quant à l’utilisation des différents outils, parfois gratuits, permettant d’utiliser la visioconférence dans le cadre professionnel. En effet, il est impératif de s’assurer que lesdites applications offrent les garanties nécessaires à la protection de la vie privée des utilisateurs.

Visioconférence et protection des données : les conseils à suivre

La CNIL, dans un premier temps, demande aux utilisateurs de lire les conditions d’utilisation et de n’utiliser que des applications qui respectent la confidentialité des communications et s’interdisent d’utiliser les données collectées pour d’autres finalités que celle de la transmission vidéo des conversations.  En effet, il faut savoir que le microphone et la webcam sont connectés à internet lors de la discussion.

Par ailleurs, l’Autorité de protection des données personnelles rappelle que la gratuité des applications n’est souvent qu’apparente. Les logiciels rentabilisent, en effet, leur service en traitant vos informations (nom et prénoms, adresse courriel, numéro de téléphone, etc).

Il est impératif de garder à l’esprit que votre droit à l’information impose au Responsable de Traitement de vos données personnelles de vous informer, de façon complète, concise, lisible et facilement accessible, de l’usage qui est fait de vos données. Il doit notamment être possible de savoir quelles informations sont enregistrées et réutilisées, et dans quel objectif.

En tout état de cause, vos informations personnelles ne doivent pas être collectées à votre insu, ni transmises à des tiers sans votre autorisation.

La période de pandémie actuelle ne doit pas avoir pour effet de réduire les garanties de protection de vos données personnelles !

Pour plus de détails techniques sur le RGPD à l’aune de l’utilisation de la visioconférence : https://www.cnil.fr/fr/covid-19-les-conseils-de-la-cnil-pour-utiliser-les-outils-de-visioconference

Fouzia BOUZAR

Juriste GROUPE PRO ARCHIVES SYSTÈMES

Déléguée à la Protection des Données certifiée par Bureau Veritas

Certification DPO