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Recrute : Office Manager (H/F) basé à Nîmes (TERMINÉ)

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Pro.Archives recrute un(e) Office Manager H/F en Contrat à Durée Indéterminée (CDI)
(publiée le 26/08/2021)

Office Manager H/F (CDI)

Localisation : Nîmes – Gard

Détails des missions

Suite à une création de poste, nous recherchons notre Office Manager, qui sera sous la responsabilité de la direction générale, ses missions principales seront les suivantes :

Office Management et Services généraux :

  • Animer et gérer les locaux et la salle détente : organiser des évènements marquant les temps forts de la vie de l’entreprise,
  • Participation à l’intégration des nouveaux collaborateurs (logistique d’arrivée et suivi du pack intégration)
  • Gestion de la salle de réunion, veiller à la bonne organisation des réservations…
  • Gérer le standard téléphonique et l’accueil client
  • Réceptionner et gérer le courrier entrant et sortant, attribuer et renommer le courrier GED, gérer le workflow factures GED…
  • Le traitement de l’information : collecte, classement, mise à jour physique et numérique
  • Suivre et gérer les services généraux (renouvellement abonnements, maintenance, entretien, sécurité…)
  • Commander et gérer les stocks fournitures diverses (cartes de visites, clés, fournitures de bureau, mobilier…)
  • Gestion et suivi de la flotte de véhicule,
  • Gérer et déclarer les sinistres (fuite d’eau, problème de rideau électrique, accidents,…)
  • Gérer les intervenants extérieurs (SAV divers, petits travaux et gros travaux, contrats annuels…)
  • Renégociation des contrats des sous-traitants

Assistanat de Direction :

  • Assistanat de 2 directeurs adjoints et 1 directeur général (gestion des notes de frais, gestion personnelle, …)
  • Gestion et organisation des déplacements professionnels, réservations (hôtelières et transports) pour la direction autour des évènements PA
  • La participation à l’organisation d’événements internes et externes au groupe

Compétences du poste : 

H/F, Débutant(e) accepté(e). Vous êtes reconnu(e) pour votre sens des priorités et votre excellent relationnel.

Savoirs et savoir-faire :

  • Excellente maitrise des logiciels bureautique
  • Excellent niveau de français (écrit et oral)
  • Veille à la bonne coordination des services, à l’organisation générale et à la bonne diffusion des informations interne et en externe (ex information travaux)

Aptitudes professionnelles (Soft Skills) :

  • Capacité d’adaptation et d’intégration
  • Grande rigueur dans l’organisation
  • Polyvalent et autonome
  • Débrouillardise
  • Souplesse d’esprit
  • Excellentes qualités relationnelles
  • Sens des priorités
  • Bonne réactivité
  • Sens de l’écoute
  • Discrétion
  • Bon sens
  • Dynamisme
  • Prise d’initiative
  • Curiosité
  • Envie d’apprendre

Contrat :

  • Contrat à Durée Indéterminée (CDI)
  • Poste basé à Nîmes
  • Expérience : Débutant(e) accepté(e)
  • Formation :  Niveau Bac+2 ou équivalent
    Domaine : GESTION PME OU ASSISTANT MANAGER
  • Salaire indicatif : 1150 € à 1200 € pour 24 H hebdo selon profil / sur 12 mois / Mutuelle
  • Durée hebdomadaire de travail : 24H / modulable
  • Secteur d’activité : Service aux entreprises
  • Poste à pourvoir immédiatement

N’hésitez pas à nous transmettre votre candidature (CV & Lettre de motivation) qui sera étudiée avec attention et en toute confidentialité à rh@groupe-proarchives.fr.

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2021-09-16T11:29:38+02:00
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