>>Archivage numérique

Archivage numérique

Et si vous pouviez accéder à tous vos documents, en seulement 3 clics ?

PRO.ARCHIVES propose en complément de son offre d’archivage physique, sa solution de numérisation des archives : PRO.NUMERIQUE. C’est une solution zéro papier intégrée, destinée aux Administrateurs de Biens.

Nos solutions vous permettent de diffuser et d’exploiter plus efficacement l’information au sein de votre organisation mais surtout d’avoir un accès en temps réel à vos documents préalablement numérisés.

Cette formule est le parfait complément de l’archivage physique avec une flexibilité et une souplesse d’utilisation tout en ayant la possibilité, en cas de besoin, d’obtenir sous 48H le document original.

La numérisation des archives c’est quoi ?

La numérisation pour les Administrateurs De Biens et Syndics consiste à transformer les documents et dossiers papier en images électroniques classées et exploitées depuis votre ordinateur, sans avoir besoin d’accéder à vos dossiers papier originaux. Nous avons en effet, la possibilité d’accompagner votre cabinet en numérisant les documents, et en apportant une valeur ajoutée à ces derniers, comme l’océrisation, l’indexation automatisée, la compression MRC, et le stockage sur serveur dédié & sécurisé.

Dans la pratique, il est d’usage de numériser les archives de l’année la plus récente (N-1) mais parfois aussi la plus ancienne. Les documents faisant l’objet de consultations régulières deviennent ainsi facilement accessibles et à tout moment.

La solution d’archivage numérique

→   Une solution 2.0 conforme à votre organisation & qui respecte vos normes de classement

→   Une formule au forfait & All Inclusive : garantie sans dépassement !

→   Confidentialité & sécurité des données (Certification NF Z42-013)

→   Consultation de vos documents illimitée et en temps réel

→   Parce que vous êtes mobile, la consultation d’archives est multi-supports (ordinateur, smartphone, tablette)

→   Solution en mode « Software As A Service » (SaaS) : un accès internet et c’est tout !

→   Gain de temps et réactivité dans le traitement des dossiers

Le processus de numérisation

Préparation des documents

Préparation
des documents

  • Réception des archives physiques N-1
  • Préparation et dépollution des documents
  • Edition des séparateurs dossiers

Numérisation

Numérisation

  • Transformation de vos archives en copies numériques
  • Documents numérisés par catégorie définie par le plan de classement et figurant sur les séparateurs

Traitement de l’image et indexation

Traitement de l’image
et indexation

  • Océrisation et indexation

Archivage numérique

Archivage numérique

  • Saisie de l’inventaire sur la base du plan de classement
  • Intégration de l’inventaire et des documents numérisés
    à l’Espace Clients
  • Hébergement sécurisé

Communication aux utilisateurs finaux

Communication
aux utilisateurs finaux

  • Accès sécurisé par Internet (SaaS)
  • Mise à disposition des documents numérisés
  • Consultations illimitées des documents numérisés 24h/24 et 7j/7
  • Accès à tous les collaborateurs du cabinet désignés

Réintégration des documents physiques

Réintégration des documents physiques

  • Archivage sécurisé dans nos centres de conservation
Archivage Physique