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Archivage physique

Une solution complète pour la gestion de vos archives

Physique pictogramme site Pro Archives

Comment garantir la sécurité et la traçabilité des archives de la copropriété ?

Au fil des années, le volume d’archives lié à la copropriété n’a cessé de croître et le syndic ne dispose pas toujours d’une capacité de stockage suffisante au sein de son cabinet ; ce qui soulève la question de recourir à des solutions d’archivage dédiées. C’est ainsi que PRO.ARCHIVES est devenu leader des solutions d’archivage physique et numérique au service exclusif des métiers de l’immobilier.

Nous offrons à nos clients une réponse sur-mesure en assurant la gestion complète et sécurisée des documents en parfaite conformité avec la réglementation en vigueur. Unique et originale, les solutions d’archivage PRO.ARCHIVES ont été créées pour les Administrateurs de Biens grâce à une parfaite connaissance de leur métier.

Logo Made In France Pro Archives

La solution pour vos archives

→ Une solution complète d’externalisation de vos archives

→ Une offre optimisée et entièrement forfaitisée

→ Une aide et un suivi complet : de la prise en charge des archives jusqu’à leur destruction

→ Des sites de conservation sécurisés répartis dans toute la France

→ La disponibilité de vos archives à tout moment grâce à la livraison en 48h

Processus d’externalisation des archives

Enlèvement de vos archives

Enlèvement
de vos archives

  • Planification de l’intervention,
  • Mise en conteneur par nos archivistes & classement des archives par durée de conservation,
  • Prises de photos des boîtes après conteneurisation,
  • Transport en entrepôt sécurisé,

Traitement du fonds documentaire / inventaire informatisé

Inventaire informatisé

  • Audit et cubage par nos équipes,
  • Saisie d’inventaire sur la base des photos prises par les archivistes,
  • Intégration de l’inventaire sur notre Espace Client,
  • Délivrance des codes identifiants au client,

Communication d’archives

Communication d’archives

  • Conservation sécurisée dans nos entrepôts,
  • Accès par internet via un site sécurisé,
  • Consultation des inventaires,
  • Consultation illimitée de vos archives 24h/24 et 7j/7,
  • Demande de livraison,
  • Demande de retour,
  • Gestion hiérarchisée et sécurisée des droits d’accès aux archives (habilitations),
  • Communication physique des originaux sous 48 heures maximum,

Réapprovisionnement annuel

Réapprovisionnement annuel

  • Planification de l’intervention,
  • Mise en conteneur par nos archivistes & classement des archives par durée de conservation,
  • Prises de photos des boîtes après conteneurisation,
  • Transport en entrepôt sécurisé,
  • Mise à jour de l’inventaire disponible en ligne sur l’Espace Client,

Élimination en fin de conservation

Élimination en fin de conservation

  • Proposition annuelle d’élimination pour validation client,
  • Destruction annuelle des archives périmées,
  • Transfert des archives au successeur en cas de perte de mandat
Archivage Numérique