>>Archivage physique

Archivage physique

Une solution complète pour la gestion de vos archives

Au fil des années, le volume d’archives lié à la copropriété n’a cessé de croître et le syndic ne dispose pas toujours d’une capacité de stockage suffisante au sein de son cabinet ; ce qui soulève la question de recourir à des solutions d’archivage dédiées. C’est ainsi que PRO.ARCHIVES est devenu leader des solutions d’archivage physique et numérique au service exclusif des métiers de l’immobilier.

Nous offrons à nos clients une réponse sur-mesure en assurant la gestion complète et sécurisée des documents en parfaite conformité avec la réglementation en vigueur.

Unique et originale, la solution PRO.ARCHIVES a été créée pour les Administrateurs de Biens grâce à une parfaite connaissance de leur métier.

La solution pour vos archives

→ Une solution complète d’externalisation de vos archives

→ Une offre optimisée et entièrement forfaitisée

→ Une aide et un suivi complet : de la prise en charge des archives jusqu’à leur destruction

→ Des sites de conservation securisés répartis dans toute la France

→ La disponibilité de vos archives à tout moment grâce à la livraison en 48h

Processus d’externalisation des archives

Enlèvement de vos archives

Enlèvement
de vos archives

  • Planification de l’intervention,
  • Mise en conteneur par nos archivistes & classement des archives par durée de conservation,
  • Prises de photos des boîtes après conteneurisation,
  • Transport en entrepôt sécurisé,

Traitement du fonds documentaire / inventaire informatisé

Inventaire informatisé

  • Audit et cubage par nos équipes,
  • Saisie d’inventaire sur la base des photos prises par les archivistes,
  • Intégration de l’inventaire sur notre Espace Client,
  • Délivrance des codes identifiants au client,

Communication d’archives

Communication d’archives

  • Conservation sécurisée dans nos entrepôts,
  • Accès par internet via un site sécurisé,
  • Consultation des inventaires,
  • Consultation illimitée 24h/24 et 7j/7,
  • Demande de livraison,
  • Demande de retour,
  • Gestion hiérarchisée et sécurisée des droits d’accès (habilitations),
  • Communication physique des originaux sous 48 heures maximum,

Réapprovisionnement annuel

Réapprovisionnement annuel

  • Planification de l’intervention,
  • Mise en conteneur par nos archivistes & classement des archives par durée de conservation,
  • Prises de photos des boîtes après conteneurisation,
  • Transport en entrepôt sécurisé,
  • Mise à jour de l’inventaire disponible en ligne sur l’Espace Client,

Élimination en fin de conservation

Élimination en fin de conservation

  • Proposition annuelle d’élimination pour validation client,
  • Destruction annuelle des archives périmées,
  • Transfert des archives au successeur en cas de perte de mandat
Archivage Numérique