ASSISTANT(E) POLYVALENT(E) (H/F)
L’entreprise PROARCHIVES recherche un.e Assistant.e Polyvalent(e) en CDI afin de renforcer son équipe.
Détails des missions.
Vous aimez que les choses soient organisées ? Vous êtes pointilleux et avez le sens du détail ? Alors ce poste est fait pour vous !
Avec plus de 20 ans d’expérience dans le domaine de l’archivage pour les syndics de copropriété, PRO.ARCHIVES est leader du marché. Rejoignez une entreprise d’une quarantaine de collaborateurs, dynamique et qui sait se réinventer à travers le digital. Une entreprise qui ne cesse de croitre et qui a de l’avenir
Profil.
VOS MISSIONS PRINCIPALES
LES SERVICES GÉNÉRAUX
La gestion des locaux :
- Gérer le standard téléphonique et l’accueil client et visiteurs
- Suivre les différents travaux et rénovations et gérer les intervenants extérieurs (SAV divers, petits travaux et gros travaux, contrats annuels…)
- Gérer et déclarer les sinistres (fuite d’eau, problème de rideau électrique, accidents…)
- Gérer la salle de réunion, veiller à la bonne organisation des réservations…
Les services généraux :
- Suivre et gérer les services généraux (renouvellement abonnements, maintenance, entretien, sécurité…)
- Commander et gérer les stocks fournitures diverses (cartes de visites, clés, fournitures de bureau, mobilier…)
- Gestion et suivi de la flotte de véhicule,
- Renégociation des contrats des sous-traitants
Informations :
- Réceptionner et gérer le courrier entrant et sortant, attribuer et renommer le courrier GED, gérer le workflow factures GED
- Traiter et organiser l’information : collecte, classement, mise à jour physique et numérique
Autres actions transverses :
- Participer et suivre l’intégration des nouveaux collaborateurs (logistique d’arrivée, création et suivi du processus d’intégration, articulation entre les différents services concernés)
- Recueillir les idées, proposer et mettre en place des améliorations des procédures relatifs à la gestion des locaux, la communication
EVENEMENTIEL ET COMMUNICATION
La participation à l’organisation d’événements internes et externes au groupe :
- Gestion logistique (réservation de lieux, transports, hébergement, restauration)
- Actions de communication (signalétique, flyers, affiches, réseaux sociaux, e-mailing, invitation, relations presse)
- Gestion de partenariats
- Assurer la bonne tenue, la gestion et l’animation des locaux en général et notamment de la salle détente
- Participer activement à la communication interne groupe (gestion teams global, outils de communication interne…)
ASSISTANAT DE DIRECTION
- Assistanat de 1 président et 2 directeurs dans leur gestion du quotidien comme de sujets ponctuels
- Gestion et organisation des déplacements professionnels, réservations (hôtelières et transports) pour la direction autour des évènements
COMPÉTENCES REQUISES :
- Excellente maitrise des logiciels bureautiques
- Excellent niveau de français (écrit et oral)
- Veille à la bonne coordination des services, à l’organisation générale et à la bonne diffusion des informations en interne et en externe (ex informations travaux)
- Maîtrise de l’informatique (Word, Excel, Outlook,…)
APTITUDES :
- Discrétion et confidentialité
- Capacité d’adaptation et d’intégration au sein des équipes actuelles et des futurs collaborateurs
- Excellentes qualités relationnelles
- Grande rigueur dans l’organisation
- Polyvalent et autonome
- Débrouillardise
- Souplesse d’esprit
- Sens des priorités
- Bonne réactivité
- Sens de l’écoute
- Bon sens
- Dynamisme
- Prise d’initiative
- Curiosité
- Envie d’apprendre
Le poste.
- Contrat à Durée Indéterminée (CDI)
- Poste basé à Nîmes
- Salaire indicatif : 1800€ brut négociable selon profil
- 2 ans d’expérience minimum
- Poste à pourvoir immédiatement
Si vous souhaitez rejoindre une équipe ambitieuse et bienveillante proposant de réelles perspectives d’évolutions, si vous pensez avoir les compétences et le savoir-être nécessaire pour répondre à cette offre d’emploi, ça se passe ci-dessous !
Cette offre vous intéresse et correspond à votre profil ?
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