>>Pourquoi externaliser les documents de la copropriété ?

Pourquoi externaliser les documents de la copropriété ?

Project Description

 

 

 

Parce que beaucoup de copropriétaires se demandent l’intérêt d’avoir recours à des solutions d’archivage pour les documents de leur immeuble. Nous avons choisi de tout vous dire sur la réalité de vos documents et sur les solutions existantes.

Retrouvez ci-dessous le contenu intégral de cette interview MON-IMMEUBLE.COM. :

Isabelle : Bonjour. Aujourd’hui Mon-Immeuble.com accueille Nicolas BLANC, Directeur Commercial de PRO.ARCHIVES.

Je suis très heureuse de vous accueillir aujourd’hui, car nous allons parler de l’archivage des documents des copropriétés et PRO.ARCHIVES on les connait bien nous à Mon-immeuble.com car vous êtes un de nos partenaires privilégiés. L’archivage électronique est une chose, l’archivage physique et numérique des documents pour les copropriétés en est une autre. Pouvez-vous nous en dire plus sur les différentes activités de PRO.ARCHIVES ?

Nicolas : Tout d’abord je vous remercie de m’avoir invité pour cette interview !
PRO.ARCHIVES a été créée maintenant il y a peu près 20 ans par Mr Yvan ZAOUCHE qui est un ancien Administrateur de Biens sur la région Nîmoise, c’est pour cela que nous avons le siège à Nîmes. Il a eu l’idée de créer cette entreprise pour répondre à une problématique qu’il a pu rencontrer au sein de ses anciens cabinets. Une problématique d’archivage, notamment par rapport à la place, à l’organisation ainsi qu’au transfert des archives en cas de perte de mandat. Donc en 1999 il a décidé de créer cette société et donc il est parti démarcher l’ensemble du marché national avec cette solution d’externalisation des archives. Il a également souhaité simplifier cette prestation auprès des Administrateurs de Biens, c’est-à-dire qu’il s’est calé sur le modèle économique des syndics, on facture donc au lot principal de copropriété qui est également l’unité de facturation des syndics, toujours dans le but de faciliter cette démarche. De plus, il a forfaitisé l’ensemble de la prestation technique : on a donc un coût unique et identifiable dès le début d’année sur la prestation de l’externalisation des archives pour le syndicat de copropriété.

Isabelle : Alors Nicolas, avant de parler de coût, j’aimerais bien savoir en quoi consiste l’archivage ? Effectivement,  il y a du stockage, on externalise des cartons que l’on entrepose, mais il y a également tout ce qui est numérique, c’est-à-dire retrouver les informations en faisant des recherches directement sur des mots-clés avec une plateforme sur laquelle les syndics et les copropriétaires ont accès… Pouvez-vous nous expliquer un peu comment cela fonctionne ?

Nicolas : Tout à fait. Alors il y a deux solutions : une solution qui s’appelle « PRO.ARCHIVES Physique », la solution physique, ce qui signifie l’externalisation de la totalité des documents au sein d’un cabinet. L’idée étant de régler la problématique de l’archivage au sein des cabinets, c’est-à-dire : on va sur les différents sites de stockage des cabinets, on externalise les archives par le biais de nos archivistes. On identifie les boîtes à externaliser, on les met dans des conteneurs avec des codes-barres anonymes, on prend des photos de chaque boîte d’archives. Et tout cela se retrouve sur un Espace Client, avec des codes personnalisés pour les collaborateurs, afin de pouvoir accéder à toute une typologie de documents que l’on souhaite consulter.
En allant sur cet Espace Client vous avez accès à l’inventaire, aux différentes photos des boîtes d’archives, et à l’image d’un site marchand, il vous suffit d’ajouter les archives que vous désirez à votre « panier » et elles vous sont livrées entre 24 et 48h. Cette procédure est pour la consultation physique des documents. Lorsque vous avez fini la consultation, il vous suffit de retourner sur l’Espace Client afin de demander la réintégration des documents et nous prenons en charge tout l’aspect logistique.
PRO.ARCHIVES s’occupe également de la prise en charge initiale comme je vous le disais, on s’occupe des consultations illimitées, on s’occupe de la réintégration, mais on s’occupe surtout du transfert en cas de perte de mandat, c’est-à-dire lorsqu’un syndic perd un immeuble, PRO.ARCHIVES se rapproche du successeur en lui indiquant la totalité des archives que nous détenons pour ce syndicat de copropriétaires. Nous prenons également en charge la campagne de destruction lorsque les délais légaux de conservation sont dépassés.

Isabelle : Quels sont les délais légaux de conservation des documents de la copropriété ?

Nicolas : Les délais légaux varient entre 10 et 30 ans suivant la typologie des documents, nos archivistes ont une parfaite connaissance de ces typologies et lorsqu’ils vont au sein des cabinets, ils identifient les boîtes qui sont à détruire à 10 ans ou à 30 ans.

Isabelle : J’ai justement une question, parce qu’il y a quand même des conséquences très importantes lorsqu’il y a un problème de récupération des archives, et même de « transmission » comme vous l’avez évoqué. Donc quels sont les problèmes que l’on peut rencontrer lorsque cela se passe mal ?

Nicolas : Alors, il y a de plus en plus de contentieux entre professionnels, c’est-à-dire que le syndic qui récupère un immeuble demande à ce que les documents lui soient remis dans le mois qui suit, et surtout il fait un inventaire au détail, ou au document, de la totalité des documents qui lui sont remis. Certains documents peuvent être manquants, historiquement, parce que les immeubles changent souvent de syndic, et parfois la passation ne se fait pas forcément dans les « règles de l’art ». PRO.ARCHIVES transmet l’intégralité des documents que le syndic précédent lui a fourni, encore une fois cela concerne la solution physique, j’aborderai la solution numérique un peu plus tard.

Isabelle : Très bien. On peut en parler de la solution numérique si vous le souhaitez !

Nicolas : On a rajouté à la solution physique, que je viens de vous décrire, une « brique » numérique qui consiste à numériser la totalité des documents N-1. Concrètement, nous sommes en 2018 nous allons au sein des cabinets de nos clients récupérer les archives de 2017, et nous numérisons la totalité des archives du syndicat des copropriétaires. Le but étant d’avoir un « backup » (sauvegarde) complet et identique à l’original des archives, mais en version numérique. Et comme nous le mentionnons sur notre Espace Client ainsi que sur notre site internet, cette solution numérique vous permet de retrouver en 3 clics la totalité des documents numérisés. Et comme vous l’évoquiez en début d’interview, effectivement, grâce à l’océrisation des documents nous pouvons effectuer des recherches parmi les documents en fonction de mots-clés. Ce qui rend la recherche d’autant plus rapide. Les documents sont donc numérisés, indexés et océrisés.

Isabelle : Très bien, alors pour les cabinets d’Administration de Biens et syndics qui nous écoutent aussi, concrètement ça se passe comment ? Vous allez sur place dans le cabinet ? Vous y passez combien de temps ? Et à partir de là, tout est numérisé et rentré dans le système ? Expliquez-nous un peu tout ça.

Nicolas : Alors concrètement, on va au sein des cabinets. On passe le temps nécessaire pour externaliser évidemment les fonds d’archives. Nous mettons de côté le N-1, donc le 2017 en l’occurrence, qui part dans des centres de numérisation. Nous possédons 3 centres de numérisation répartis en France. Ces documents vont donc être numérisés et indexés par copropriété et mis en ligne sur notre Espace Client. Vous obtenez donc un document PDF accessible et téléchargeable. La totalité des documents sont numérisés, quel que soit leur format.

Isabelle : D’accord, est-ce qu’aujourd’hui les copropriétaires ont accès à ces documents, ou est-ce que cela passe encore obligatoirement par le syndic ?

Nicolas : Alors ça passe par le syndic obligatoirement. Mais le syndic peut demander à PRO.ARCHIVES de créer des comptes pour les copropriétaires, que ça soit pour l’ensemble des copropriétaires, que ça soit pour le Conseil Syndical ou son Président.

Isabelle : Il y a quand même eu une évolution par rapport à tout ça, parce que l’on sait qu’en copropriété le monde digital, le numérique a mis du temps à arriver. Et je pense qu’il y a eu une accélération qui s’est faite avec la loi ALUR, et notamment avec cet article 55. Alors pour revenir un peu sur le parcours et l’évolution, est ce que vous pouvez nous préciser quel est cet article, et ce qu’il dit concrètement par rapport à l’archivage dans les copropriétés ?

Nicolas : Tout à fait, alors l’article 55 mentionne que le syndic doit mettre à l’ordre du jour un projet d’externalisation des archives à la charge des copropriétaires. Concrètement il doit soumettre une résolution en disant « voulez-vous externaliser chez un prestataire les archives physiques de votre copropriété ? », ce qui permet quand même pour le syndicat de copropriété d’avoir cette attitude lorsqu’il change de syndic, les archives sont sécurisées et seront transmises directement vers le nouveau syndic.

Isabelle : Donc quoi qu’il arrive nous n’avons plus de problème pour récupérer ses archives lorsque l’on change de syndic. C’est-à-dire, on ne passe plus par l’ancien syndic, on passe directement par PRO.ARCHIVES ?

Nicolas : Oui alors il y deux cas de figures. Il y a les archives courantes que l’ancien syndic a encore dans son cabinet qu’il va transmettre au nouveau syndic. Et toutes les archives de N-1 et l’antériorité qui sont détenues chez nous vont être transférées de compte à compte vers le nouveau syndic. Et c’est là que l’on prend contact avec lui, qu’on lui donne la totalité de l’inventaire que nous détenons pour ce syndicat de copropriétaires avec des accès pour les consultations etc..

Isabelle : Alors tout au début, vous nous avez expliqué quel était le modèle économique et comment c’était pris en charge par les copropriétés. Car c’est quand même les copropriétaires qui vont prendre en charge ce service. Alors expliquez-nous ce côté « forfaitisé », c’est-à-dire que l’on sait à l’avance combien on va payer c’est ça ?

Nicolas : Exactement Isabelle. Concrètement, l’idée de Mr ZAOUCHE c’était d’expliquer au syndicat de copropriétaires le coût exact annuel pour le poste d’archivage. Donc nous avons une solution sur la base physique qui est de 3€95 HT par lot principal et par an. Ce qui permet au syndicat de connaître cette dépense précisément, peu importe s’il y a beaucoup de consultation, de la destruction, de la réintégration. C’est entièrement forfaitisé et ce prix n’est pas lié à la volumétrie des archives que nous détenons.

Isabelle : Très bien. Donc une petite copropriété, une grosse copropriété, ce n’est pas le volume des archives qui importe, c’est facturé au nombre de lots donc c’est assez juste en fait comme mode de rémunération, on tient compte du nombre de copropriétaires.

Nicolas : Exactement. Et c’est une fois de plus beaucoup plus facile à gérer comptablement que si l’on devait passer par un archiveur « généraliste » où la prise en charge a un coût, la consultation a un coût, la réintégration a un autre coût et la destruction a un coût. Et donc nous aurions des factures qui seraient complètement différentes d’une année à l’autre ce qui n’est pas le cas chez PRO.ARCHIVES.

Isabelle : Alors dites-nous un peu pour que l’on comprenne l’envergure de votre société c’est qu’aujourd’hui, vous vous occupez de combien de copropriétés, combien de comptes vous avez comme ça chez vous en gestion ?

Nicolas : Oui Isabelle, donc chez PRO.ARCHIVES nous avons plus de 800 clients qui nous font confiance pour l’externalisation de la totalité de leurs fonds d’archives. Nous avons des clients dit « partiels », ce sont des syndics ayant récupéré des copropriétés chez nos propres clients et qui poursuivent la prestation. Nous gérons actuellement 85 000 syndicats de copropriétaires pour environ 2.5 millions de lots.

Isabelle : C’est très précis tout ça. C’est rassurant, ça veut aussi dire qu’on n’est pas tout seul à vous faire confiance.

Nicolas : Bien sûr, sur les 800 clients, 500 sont des clients de cabinets indépendants répartis nationalement. Si nous devons aborder la partie conservation pure, nous avons 47 sites de conservation en France répartis au niveau national. Ces sites sont évidemment agrées, certifiés, que ça soit par l’ISO 9001, par la norme NF Z40350 et puis par la SIAF.

Isabelle : Je voulais savoir parce que vous êtes quand même au cœur des systèmes qui évoluent tous les jours, sur la partie informatique et numérique etc. Est-ce que vous avez des développements à venir, des améliorations, des offres peut-être qui vont s’ajouter à ce que vous proposez actuellement aux syndics ?

Nicolas : Alors déjà depuis un an nos équipes travaillent sur le changement de l’espace client, qui a été repensé, remodelé en y ajoutant de nouvelles fonctionnalités pour nos clients. Et puis vous l’évoquiez, mais oui effectivement nous sommes sur du développement digital. Nous travaillons sur plusieurs projets digitaux qui devraient sortir dans le courant de l’année 2018.

Isabelle : D’accord, donc après dans l’évolution il y a évidemment la mobilité avec le téléphone portable, il y a aussi l’Extranet des copropriétaires qui est en train de se développer. Donc vous, vous pouvez vous rajouter à tout cela.

Nicolas : Exactement. Le fait d’avoir la brique numérique, vous permet de consulter la totalité des documents sur smartphone, sur tablette à distance. Il vous suffit juste d’une connexion et vous pouvez accéder aux documents numérisés via votre Espace Client.

Nicolas : L’autre point qui est quand même important par rapport à la numérisation, c’est que c’est vraiment un backup complet des archives que le syndic détient, il ne faut pas oublier que les archives sont la mémoire de la copropriété. On n’est malheureusement pas à l’abri d’une perte d’un document chez un syndic, ou d’une dégradation, une inondation… donc le fait d’avoir numérisé, on a quand même un backup complet de la mémoire de l’immeuble.

Isabelle : Oui parce qu’en fait on se rend compte de l’importance qu’ont ces documents lorsque l’on a un sinistre ou un souci. C’est-à-dire qu’on peut être amené à reprendre des anciens PV d’Assemblée Générale qui remontent jusqu’à 10 ans pour savoir ce qui avait été voté à l’époque et qui n’a pas été exécuté ou revenir sur quelque chose qui a posé problème dans la copropriété. Donc ces documents-là sont essentiels, sur le plan juridique, sur le plan technique, donc on en a absolument besoin. Il est vrai qu’aujourd’hui ces documents sont assez malmenés, ça dépend où l’on se trouve, mais sur la région parisienne on n’a pas des locaux très grands, et souvent quand on va dans les cabinets de syndics on voit les cartons qui s’accumulent qui montent parfois jusqu’au plafond et on se demande « comment c’est possible de retrouver quelque chose là-dedans ? »

Nicolas : Il y a la méthode de classement, l’organisation propre du cabinet, le transfert qui ne se fait pas forcément de façon optimale aussi. D’où le fait que la solution numérique est un vrai vrai plus sur la solution physique en disant « on a le document physiquement, mais au besoin on a aussi la version numérique »

Isabelle : Si l’on souhaite vous contacter, avoir des renseignements et éventuellement mettre à l’ordre du jour votre service votre proposition. Concrètement comment ça se passe ? Il faut un vote en Assemblée Générale ? Il faut le mettre en ordre du jour ? Comment on va faire pour proposer votre solution ?

Nicolas : Tout à fait, donc il faut évidemment une résolution à mettre à l’ordre du jour en Assemblée Générale, il faut un vote « positif » de la copropriété pour externaliser et que nous puissions récupérer les archives de ce syndicat-là.

Isabelle : D’accord, et c’est un renouvellement annuel ? Donc tous les ans il faut revoter ?

Nicolas : Alors non, c’est un contrat avec PRO.ARCHIVES et puis après il est renouvelable annuellement automatiquement, il n’y a plus besoin de le soumettre en vote en Assemblée Générale.

Isabelle : Donc si vous souhaitez plus d’information, vous pouvez aller sur le site de PRO.ARCHIVES : www.proarchives.fr

Nicolas : Ou bien par téléphone ! Bien entendu nous nous ferons un plaisir de venir vous expliquer les avantages de nos différentes solutions.

Isabelle : D’accord, donc de toute façon il n’y a que des avantages à externaliser ses archives on l’a bien compris

Merci Nicolas, on en sait plus sur les solutions d’externalisation des archives en copropriété. On sait comment vous contacter, on va vous retrouver tout au long de l’année sur les pages de mon-immeuble.com. Et j’incite bien sûr tous nos lecteurs à vous rencontrer.