>>Dossier spécial archivage numérique dans les copropriétés

Dossier spécial archivage numérique dans les copropriétés

 

Retrouvez ci-dessous notre intervention dans le dernier numéro du magazine Copropriété et Travaux n°42, où PRO.ARCHIVES apporte son expertise en matière d’archivage numérique.

L’archivage numérique en sus de l’archivage papier

L’article 18 de la loi de 65 modifié par l’article 55 de la loi ALUR promulguée en 2014 régit la question des archives en copropriété. La loi Alur a eu le mérite de clarifier certaines prestations.

Le monde de la copropriété est en retard par rapport à l’avancée du numérique dans notre société. Ce n’est que récemment que les syndics utilisent le mail comme moyen de communication officiel, alors l’archivage numérique n’est pas encore légion. Jusqu’à la loi Alur, la question de l’archivage des documents en copropriété était un peu floue et depuis 2014, la loi Alur a posé des règles précises sur la question des archives des copropriétés. Qu’elles soient archives courantes, c’est-à-dire en fonction ou archives dormantes, cela signifie anciennes, elles sont de la responsabilité du syndic et font partie de ses tâches de gestion courante qui ne doivent pas donner lieu à facturation supplémentaire. Les prestations hors contrat, celles pour lesquelles le syndic peut facturer des honoraires supplémentaires, font désormais l’objet d’une liste finie. La loi Alur stipule que « le syndic est chargé (…) de soumettre au vote de l’assemblée générale, à la majorité de l’article 25, la décision de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat. Une telle décision ne peut donner lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic… » C’est une mission courante du syndic de gérer les archives de la copropriété, mais si les copropriétaires sont d’accord pour en externaliser la gestion, ce sont bien eux qui paient. Cette conception de la gestion des archives est confirmée par la parution du décret du 26 mars 2015 : « Dans l’hypothèse où l’assemblée générale des copropriétaires a, en cours d’exécution du présent contrat et dans les conditions précisées à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, décidé de confier les archives du syndicat à une entreprise spécialisée, le montant de sa rémunération forfaitaire annuelle hors taxes est imputé soit (rayer la mention inutile) :
-de la somme de X € (que les parties conviennent de fixer dès à présent) ;
-de la somme toutes taxes comprises effectivement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif) ».

« En résumé, explique Sigolène Païhès, en charge du site Internet CoproConseils.fr, le syndic est responsable des archives du syndicat. Le syndicat a le droit de lui demander d’en externaliser la gestion et la conservation par un vote en assemblée générale à la majorité de l’article 25. Cette externalisation ne peut pas donner lieu à rémunération du syndic et sa rémunération forfaitaire annuelle doit être imputée du montant d’une indemnité fixée contractuellement ou des frais de gestion et de conservation des archives demandé par l’entreprise spécialisée ».

L’externalisation des archives chez un tiers

Externaliser son archivage

Au fil des années, le volume d’archives lié à la copropriété n’a cessé de croître et le syndic ne dispose pas toujours d’une capacité de stockage suffisante et des infrastructures nécessaires au sein de son cabinet. Cet état de fait a soulevé la question de recourir à des solutions d’archivage dédiées. Seul  le syndicat des copropriétaires peut mandater le syndic pour confier les archives de la copropriété à une société tiers. Le syndic ne peut le faire seul, de son plein gré, il doit avoir l’aval du syndicat. La nouvelle réforme du droit des obligations et des contrats du 10 février 2016 définit un régime général de la représentation prévoit des sanctions lorsque des contrats sont conclus sans pouvoir ou au-delà des pouvoirs consentis. Si tel est le cas, le syndic doit payer sur ses deniers l’entreprise qu’elle a abusivement mandatée au nom des copropriétaires. Ensuite il peut soit continuer de la rémunérer sur ses deniers, soit résilier le contrat puisqu’il est nul. Dans le cas où le contrat avec une société d’archivage a été signé par le syndic sans être mandaté par le syndicat des copropriétaires, ce dernier peut avoir certains recours. En effet, en vertu de l’article 1984 du code civil, il est possible d’invoquer la nullité du contrat d’archivage auprès d’une société tiers.

En cas d’archivage externalisé voté par le syndicat des copropriétaires, la responsabilité de la garde des archives incombe à la société d’archivage. « Nous sommes spécialiste de l’archivage, qu’il soit physique ou numérique, ajoute Yvan Zaouche, président de la société PRO.ARCHIVES. Ce sont deux métiers qui cohabitent et se complètent. Depuis 17 ans, nous nous chargeons de conserver au mieux tous les documents de la copropriété. Nous gardons précieusement tous les documents,  courriers et les factures intéressant le syndicat. Ces documents doivent légalement être conservés pendant une durée minimale de 10 ans et cela représente 70% de la masse d’archive d’une copropriété. Nous faisons de même pour les prescriptions civiles et les recours en contentieux sur les parties communes qui doivent être gardées pendant 30 ans et pour tous les documents touchant au registre personnel et social (les gardiens par exemple) qui ont une durée de vie de 90 ans ».

Quid de l’archivage numérique ?

« La loi parle des archives, précise Sigolène Païhès, mais elle ne parle pas d’archivage, encore moins d’archivage numérique. Cela ne veut pas dire que c’est interdit. Aujourd’hui tous les syndics sont passés au numérique et conservent sous format numérique. Est-ce que pour autant un syndic peut se passer de conserver les archives sous un format papier ? La loi ne parle donc pas précisément des modalités d’archivage, néanmoins à plusieurs reprises elle parle de « documents originaux ». Pour exemple, dans l’extrait du décret du 14 mars 2005, il est dit que « les pièces comptables doivent être conservées en original par le syndic, pendant 10 ans, sauf dispositions contraires expresses. Ces documents doivent porter le nom et l’adresse du syndicat et doivent être datés ». Il apparaît donc que les syndics doivent tout de même conserver des archives papier ».

« Nous travaillons sur la numérisation des documents depuis 2011, souligne Yvan ZAOUCHE. En droite ligne de notre métier historique, l’archivage physique, nous adressons maintenant l’archivage électronique qui se compose entre autre de la gestion des plans de classement, l’établissement de l’inventaire, des durées administratives d’utilisation et surtout qui propose la mise à disposition de ces différents documents sur la toile via l’extranet du syndic.

Résumer l’archivage électronique à la simple numérisation d’un document serait une erreur, cela impose toute une organisation, minutieuse, qui a pour but de permettre l’exploitation de l’ensemble des documents archivés et ce dans la durée. Pour l’heure, il n’est pas question de substituer le papier au numérique, nous continuons d’assurer un double archivage et ce dans le cadre de la loi actuelle.  Le format retenu pour nos documents numériques est le PDF /A qui répond aux différentes exigences tant légales que normatives.

Dans le même temps, nous offrons un coffre-fort électronique par copropriété, où sont regroupés l’ensemble des documents de l’immeuble (comptables, juridiques, contrats, Assemblées générales..etc.). Ce coffre-fort est totalement sécurisé (connexion sécurisée avec codes d’accès personnalisés) et accessible 24h/24 et 7j/7 afin de garantir la sécurité et la disponibilité des documents à chaque instant.

En attendant une validation juridique de la possibilité de substitution des documents physiques par des documents numériques, le bénéfice client se trouve dans la facilité de gestion des documents numériques, recherche multicritères, rapidité … Le procédé apporte une sécurité supplémentaire qui permet de considérer la copie numérique comme une sauvegarde du physique permettant de palier à un sinistre type incendie pouvant détruire les dépôts physiques.  Il est aussi possible, après destruction du document physique de garder une trace numérique qui reste une copie fidèle toujours disponible et utilisable. »

Et en ce qui concerne la transmission des archives ?

L’archivage papier a tout de même certaines limites, notamment en cas de changement de syndic dans une copropriété, le syndic sortant doit transmettre les archives au nouveau venu dans les deux mois. Il n’est pas rare de constater à ce moment là qu’il manque des dossiers pourtant importants, de voir que certains documents sont abîmés par le temps et le stockage ou les allers et retours nombreux. N’oublions pas que certaines copropriétés ont le même syndic depuis plus de 50 ans alors imaginez la quantité de papier que représentent 50 années d’archive ! Mais que doit-il transmettre les archives originales ou les archives numériques, ou les deux ? « La loi de 65 modifiée par la loi Alur indique, à propos de la transmission des documents entre un syndic sortant et un nouveau syndic que « le syndic sortant doit remettre à son successeur les documents comptables, ainsi que les originaux des pièces justificatives, en conservant copie de ces dernières pour justifier, au besoin, de la régularité de sa gestion comptable ». « Jusqu’à preuve du contraire, ajoute Sigolène Païhès, un document numérisé n’est pas considéré comme un original et pas seulement en copropriété. De notre expérience à ce jour, on assiste surtout à une sorte de double système d’archivage. L’archivage légal papier et l’archivage pratique numérique. Ce dernier n’est pas formalisé dans les textes, mais il existe parce qu’une partie sans cesse croissante des communications de nos jours se fait par voie électronique. Les deux systèmes coexistent en parallèle pour l’instant, mais l’avènement du tout numérique en copropriété n’est pas pour demain ! Si CoproConseils doit donner un conseil aux copropriétaires c’est juste de veiller à la stricte application de l’article 18 et de ne pas se laisser inciter, sous prétexte de modernité et passage au numérique, à voter pour une facturation hors forfait qui serait illégale ». « Lors d’une transmission de documents à un nouveau syndic, précise Yvan Zaouche, nous ne transmettons pas le stock papier, mais une inventaire exhaustif de tous les dossiers conservés pour le compte du syndicat. En effet, notre client n’est pas le syndic mais le syndicat des copropriétaires donc le contrat reste en vigueur sauf si le syndicat décide du contraire. Le nouveau syndic doit alors juste prendre le relais et nous lui donnons tous les moyens d’accès aux archives via un login et un mot de passe pour accéder à l’inventaire des archives du syndicat. Depuis deux ans, nous assistons à une demande croissante de  numérisation des archives. Tout nouveau client peut prendre cette option dont le coût est minime par rapport au service rendu, moins de 10 % de la solution globale. Le syndicat des copropriétaire apprécie le fait d’obtenir la copie d’un document très rapidement grâce à la numérisation de ses archives ». Si conformément à ce que loi ALUR rend désormais possible, tous les documents qui concernent la copropriété étaient stockés et archivés numériquement, à condition que l’hébergement soit fiable, offrirait à la copropriété, une alternative efficace à la question de la perte des documents souvent liée à un changement de syndic.

C’est pourquoi la mise à disposition de notre coffre-fort numérique est un vrai plus. Il permet de centraliser et d’organiser l’ensemble des documents de la copropriété sur un espace dédié et sécurisé. Cet outil en ligne est simple d’utilisation. Dans le cas d’un changement de syndic, la procédure est simple : de nouveaux codes sont attribués au successeur pour accéder aux documents. Dans le même temps, l’accès au coffre-fort est désactivé pour le Syndic sortant, après toutes les vérifications préalablement nécessaires.
Nathalie Vaultrin