Yoann ZAOUCHE – 06-10-2016 – Archivage
L’Internet et la montée en puissance des nouvelles technologies ont permis l’émergence de nouveaux outils pour faciliter la gestion des copropriétés de demain. Parmi ces nouveaux procédés, la numérisation a connu un essor rapide. Elle permet de faciliter l’accès aux documents relatifs à la vie de l’immeuble tout en écartant le risque de perte ou de dégradation des originaux.
Une gestion rigoureuse des archives est essentielle pour une bonne administration de l’immeuble. Les volumes de documents à conserver en agence deviennent difficiles à gérer, et entraînent une demande croissante de numérisation des archives de la copropriété. La numérisation pour les Administrateurs de Biens consiste à transformer les documents et dossiers papier en images électroniques classées et exploitables depuis un ordinateur sans avoir besoin d’accéder aux dossiers papier originaux.
Dans la pratique, il est d’usage de numériser les archives de l’année la plus récente mais parfois aussi la plus ancienne. Les documents faisant l’objet de consultations régulières deviennent ainsi accessibles pour l’ensemble des collaborateurs à tout moment. En l’état actuel du droit, l’archivage numérique ne peut se substituer à l’archivage physique au sein des copropriétés, par contre il est un excellent complément pour en faciliter la gestion.
Le premier avantage est la disponibilité des archives : la numérisation permet de consulter en temps réel, l’ensemble de vos documents en ligne. Les archives sont numérisées dans le respect le plus stricte de l’organisation et des méthodes de classement.
Elles sont ensuite stockées et accessibles via un portail en ligne sécurisé. Les utilisateurs (assistante, gestionnaire, Directeur..) bénéficient d’un compte personnalisé et peuvent ainsi accéder rapidement à l’information recherchée avec un gain de temps considérable. Choisir la numérisation en complément de l’archivage physique apporte un confort supplémentaire dans la gestion et le traitement des dossiers tout en offrant un gain de place dans les locaux.
Avec plus de 15 ans d’expérience au service exclusif de l’immobilier, PRO.ARCHIVES vous propose PRO.NUMÉRIQUE, la solution de référence pour la numérisation des archives.
Avec PRO.NUMÉRIQUE c’est simple : vous pouvez consulter, gérer, partager, imprimer, télécharger toutes les pièces des dossiers qui nous ont été confiés et ce, depuis n’importe quel support (ordinateur, tablette, smartphone) pourvu que vous disposiez d’un accès internet, seul prérequis.
Si nécessaire, nous garantissons la livraison du document original sous 48h. Vous disposez d’un Espace Clients sécurisé et unique pour la gestion de vos archives qu’elles soient physiques ou numériques. Enfin, notre formule est tout inclus pour une offre claire et un coût maîtrisé, conforme au budget.
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