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PRO.ARCHIVES dans le Particulier Immobilier !

Ce mois-ci, notre Directeur Commercial, Nicolas BLANC, intervient dans le dernier numéro du Particulier Immobilier (Le Figaro). Il vous expose son avis d’expert dans un dossier spécial “Faut-il confier vos archives à un prestataire ?“.

Nous vous proposons quelques extraits du dossier ci-dessous :

“Le marché de l’archivage, animé par quelques sociétés spécialisées, est en pleine croissance. En cause, des volumes de plus en plus importants de documents dont la conservation doit être gérée sur des durées parfois longues. Une perte de temps et d’argent pour des entreprises qui souhaitent se recentrer sur leur métier de base. Les syndics de copropriété n’échappent pas à la règle. Ils préfèrent aujourd’hui externaliser la gestion de leurs archives, malgré la mise en place d’un extranet dans chaque copropriété depuis le vote de la Loi Alur, en 2014. “Cette numérisation a certes simplifié la donne. Il n’en reste pas moins que les syndics ont à gérer une masse énorme de papier”, témoigne la directrice du cabinet Atrium Gestion, qui administre quelques 1 500 copropriétés en Ile-de-France. Tarifs abordables, sécurité des documents, sont autant d’arguments qui plaident en faveur de l’externalisation. Celle-ci retient d’autant plus l’attention que des copropriétés ont vu leurs archives s’envoler en fumée à la suite d’un incendie dans un local de stockage du syndic, être réduites à néant en raison d’un dégât des eaux, ou encore disparaître lors d’un déménagement. Or, les archives sont la mémoire vive de l’immeuble, irremplaçables pour les résidents.

Une prise en charge de A jusqu’à Z

Seules quelques sociétés se sont spécialisées dans l’archivage des documents de la copropriété. C’est le cas de PRO.ARCHIVES. Le plus ? “Leur connaissance du fonctionnement de la copropriété et des documents qui s’y rapportent permet d’être assuré de leur réactivité lors d’une transmission de documents”, affirme Maître Manuel Raison. […] Elles récupèrent les documents dans les bureaux du syndic, en établissent un inventaire, matérialisé par la rédaction d’un bordereau d’archivage auquel sont jointes des photos des cartons. Les boîtes d’archives sont classées dans des conteneurs intégrant environ cinq boîtes. Conteneurs dont la société assure le transport dans des véhicules sécurisés et géolocalisés, jusqu’aux sites de conservation. Éventuellement, l’inventaire est intégré sur l’extranet du client, de même que la copie des dossiers les plus consultés (pièces comptables, devis, comptes-rends d’AG des dernières années…). “Lorsque les documents sont numérisés, les images appartiennent à la copropriété; elles la suivront en cas de changement de syndic”, détaille Nicolas Blanc, Directeur commercial au sein de PRO.ARCHIVES. Les documents ainsi classés et sécurisés pourront, à la demande du syndic ou du syndicat des copropriétaires, être rapatriés pour consultation. […] “Pour des raisons de sécurité, les originaux seront toujours livrés au syndic, et ce, que le contrat soit signé par le syndic ou par le syndicat des copropriétaires. De la même manière, les codes de l’extranet lui seront confiés”, indique Nicolas Blanc. Par ailleurs, afin de limiter l’encombrement des locaux, des enlèvements réguliers sont généralement prévus pendant toute la durée du contrat.”

Un coût plutôt raisonnablePRO.ARCHIVES dans le Particulier Immobilier

Avant d’autoriser le syndic à recourir, aux frais du syndicat, à une société d’archivage, le syndicat des copropriétaires a intérêt à exiger une mise en concurrence. Le coût, ramené au nombre de lots, n’est généralement pas excessif. Du moins pour ce qui est du stockage proprement dit, facturé sous la forme d’un forfait qui varie essentiellement en fonction du nombre de conteneurs et de la localisation actuelle des documents. PRO.ARCHIVES a fait le choix d’un forfait de base facturé 4,2€ par lot, quelle que soit la taille de la copropriété. Il comprend, outre la conservation sécurisée des archives, l’assurance, l’éventuelle destruction des documents de l’année périmée sur ordre du syndic et le reclassement annuel des dernières archives entrées. Le tarif ne varie pas avec le nombre de conteneurs. “Le nombre de cartons, pour des copropriétés de même taille, peut en effet être très variable. Certains syndics particulièrement conservateurs gardent tout et photocopient plusieurs fois les documents. D’autres sont plus rationnels et/ou organisés”, explique Nicolas Blanc.

Une solution plus sûre et plus souple

Les copropriétaires trouvent généralement leur compte dans cette externalisation. La conservation des archives “physiques” est sécurisée dans des bâtiments spécialement équipés (systèmes anti-intrusion, de détection d’incendies). Et la numérisation assure la sauvegarde du document, tout en facilitant la consultation des informations. Les entreprises de stockage promettent aussi une grande réactivité : en cas de demande de consultation, les originaux seraient livrés dans un délai contractuel de 24 à 48 heures. […] Un point à marteler en AG avant d’approuver l’externalisation des archives : un accès rapide aux documents propriété du syndicat étant essentiel. […] L’externalisation du stockage facilite la transmission des archives et protège la mémoire de la copropriété.

La numérisation s’accompagne souvent de la mise en place d’un coffre-fort numérique propre à chaque copropriété. Celui-ci permet d’organiser l’ensemble des archives de la copropriété sur un espace sécurisé, accessible avec des codes personnalisés. “En cas de changement de syndic, de nouveaux codes seront confiés à l’équipe entrante, tandis que les anciens seront, eux, désactivés” explique-t-on à PRO.ARCHIVES.”

Vous pouvez  consulter  le dossier dans son intégralité ici.

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