Lola LEFEVRE- 24-03-2022 – SYNDIC BENEVOLE
La gestion d’un syndic bénévole comme professionnel nécessite l’exécution de tâches anxiogènes.
Factures, données personnelles, contrats …. Vous devez gérer tous ces documents que la législation vous impose de conserver. A chaque fois qu’un copropriétaire vous demande une information, vous passez du temps à rechercher et à transmettre le(s) document(s) concerné(s). Les papiers s’accumulent dans les armoires ou dans la cave et prennent de plus en plus d’espace.
Comment fluidifier la gestion du courrier entrant et le traitement de vos factures ? Assurer un archivage numérique et physique fiable et pérenne tout en assurant la sécurisation de vos données dans le temps ?
Aujourd’hui, le courrier prend différentes formes. Papiers, mails et espaces clients sont autant de nouvelles formes de communication auxquelles le syndic bénévole ou professionnel doit s’adapter. Alors qu’auparavant seul le courrier papier prévalait, il faut maintenant jongler entre ces multiples canaux pour capter l’information.
Ces tâches sont chronophages et nécessitent souvent l’achat d’un matériel couteux.
Opter pour une externalisation du courrier entrant résout de nombreux problèmes dans la gestion de votre copropriété. Vous pouvez (enfin !) centraliser l’ensemble de la gestion de votre courrier entrant. Comment ? Grâce à une solution sur-mesure spécialement conçue pour les syndics de copropriété. Pour vous simplifier la tâche, PRO.ARCHIVES reçoit votre courrier entrant à votre place. Il est trié, numérisé et envoyé sur votre boite mail ou directement dans votre espace Koproo.
Et pour vous assurer de rester dans la légalité, nous conservons vos originaux papier dans nos entrepôts sécurisés pendant la durée légale de conservation. Fini les longues heures passées à trier, à scanner et à archiver. Dîtes au revoir à la gestion du papier et aux piles de courrier qui s’effondrent sur elles-mêmes !
Dématérialiser son courrier entrant est une bonne chose mais que faire des documents antérieurs de la copropriété? Vous aimeriez les numériser mais vous n’avez pas le temps ni l’envie de le faire par vous-même ?
PRO.ARCHIVES propose à l’ensemble de ses clients de numériser leurs fonds d’archives afin qu’ils puissent en disposer de manière électronique. Que vous soyez un syndic bénévole ou professionnel, la dématérialisation permet une facilité d’accès et une rapidité de transmission.
Nos équipes récupèrent vos boites d’archives (si elles ne sont pas déjà stockées chez PRO.ARCHIVES). Elles dépolluent ensuite les documents (suppression des agrafes, trombones, etc.). Enfin, elles les trient et les numérisent selon votre plan de classement.
Votre fonds est désormais disponible en PDF ! Il reste ainsi accessible où que vous soyez et quand vous le voulez.
La loi informatique et libertés est très stricte sur la sécurisation des données de vos copropriétaires.
Dans un monde de plus en plus digital, les risques sont nombreux. Aux contraintes initiales de la gestion des archives papiers (incendie, vol, inondations), s’ajoutent les nouveaux risques du numérique.
Vous devez maintenant prévenir les risques liés aux archives électroniques, notamment la cybercriminalité ou l’obsolescence programmée. Ces dernières augmentent les risques de perte de données. Les ransomwares, c’est-à-dire les demandes de rançon liées à a cybercriminalité, ont explosé ces dernières années. En 2019, leur montant s’élevait à 110 000 dollars en moyenne. En 2020, il atteint 300 000 dollars selon le rapport de chainalysis.
Garantir l’intégrité des données de la copropriété est pourtant l’une des missions principales du syndic. En conséquence, prévenir ce type d’accident est à la charge du syndic de copropriété, bénévole ou professionnel.
Comment protéger au mieux sa copropriété de ces nouveaux risques ?
Pour une prévention efficace, vous pouvez :
Concernant la sauvegarde des données, il est souhaitable de mettre en place trois backups différents. PRO.ARCHIVES vous accompagne sur ce point. Ainsi, en cas d’attaques, de virus ou tout autre désagrément vous pouvez récupérer vos données dans les meilleurs délais.
Vous passez trop de temps à la gestion comptable de votre copropriété et aimeriez accélérer le traitement de vos factures? Grâce à Koproo, automatisez le traitement de vos factures fournisseurs. Doté d’une intelligence artificielle unique, Koproo se dédie au monde de la copropriété.
Sans masque de saisie ni vidéocodage, Koproo reconnait les métadonnées de vos factures telles que :
L’I.A devient un véritable assistant de saisie comptable et vous n’avez plus qu’à valider.
Pour en savoir plus, découvrez notre article dédié sur notre blog.
Le syndicat de copropriété bénévole a les mêmes obligations concernant la gestion de la copropriété que les syndics professionnels. Les besoins en archivage numérique, en dématérialisation ou en protection des données sont les mêmes. Externaliser est une excellente solution pour se simplifier la vie et éviter les erreurs. Le Groupe PRO ARCHIVES vous invite à découvrir ses solutions pour vous accompagner dans une transition numérique réussie.
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