Pourquoi utiliser des PDF pour transmettre des documents à vos copropriétaires ?
07/03/2023
Dans l’extranet de la copropriété, tous les documents sont en PDF. Lorsque vous transmettez un document par mail à un collaborateur ou à un copropriétaire, c’est ce format que vous privilégiez. Mais au fait, pourquoi utilise-t-on des PDF ?
Un format fiable et pérenne.
Le PDF permet de visualiser des fichiers sans modifications. Avec un format Word par exemple, lorsque vous envoyez des documents, ces derniers risquent de se modifier à l’ouverture sur le terminal du destinataire. Avec un PDF, ils restent statiques, et ce peu importe la marque et le type du terminal. Ainsi, si vous travaillez sur Mac, votre destinataire peut ouvrir le fichier sur Windows sans souci. C’est très pratique dans un monde où l’accès à internet se fait de plus en plus souvent par téléphone.
Le PDF est devenu un format standard, et ce n’est pas près de changer ! C’est donc un document lisible par tous et pour longtemps.
Un format sécurisé.
Le PDF est sécurisé. Le destinataire ne peut pas le modifier sans un logiciel adapté, et vous pouvez verrouiller cette modification. Il est également possible de mettre un mot de passe pour en conditionner l’accès ou d’empêcher les copier-coller. C’est le fichier utilisé pour les documents à signer électroniquement.
C’est donc toujours le format à privilégier pour envoyer des documents sensibles qui comportent des données personnelles, et ce afin d’être en conformité avec le RGPD.
Un fichier de petite taille.
Enfin, le dernier avantage du PDF mais pas le moindre est sa taille. Le PDF est léger, ce qui n’empêche pas la qualité du document d’être entièrement préservée. D’ailleurs, l’acronyme signifie Portable Format Document. Grâce à lui, vos transferts seront rapides et vous éviterez de saturer l’espace de l’extranet ou l’ordinateur de vos copropriétaires avec des fichiers lourds.
Ce format, créé par Adobe, est aujourd’hui un incontournable dans les relations professionnelles et juridiques. Sécurisé, facile à consulter et à partager, léger, il a été bien pensé et sera difficile à détrôner.
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