Zoom sur l'extranet.
22/02/2023
C’est de la loi ALUR, le 1er janvier 2015, que date l’obligation de mettre un extranet à disposition des copropriétaires : un espace sécurisé pour consulter, télécharger et imprimer des documents. Le 23 mai 2019, la loi ELAN précise cette obligation en fixant par décret une liste de documents devant absolument figurer dans l’extranet. Depuis le 1er Juillet 2020 ; cette liste doit être effective chez tous les syndics de copropriété. La pratique commence à rentrer dans les mœurs. L’extranet fait partie du mouvement de digitalisation des syndics.
Cet article vous propose un panorama du sujet en cinq questions.
Comment gérer les accès à l’extranet ?
Les accès à l’extranet ainsi que son contenu sont différents pour les copropriétaires et le conseil syndical car les besoins sont différents.
La sécurité de l’extranet est un véritable sujet. En effet, un espace qui ne serait pas assez sécurisé mettrait en péril les données personnelles des copropriétaires, et le syndic en situation d’irrégularité avec le RGPD. Vous devez donc fournir à chacun de vos copropriétaires un identifiant strictement personnel.
Peut-on utiliser l’extranet comme moyen de transmission principal des documents ?
C’est aux copropriétaires de décider si oui ou non l’utilisation de l’extranet se fera à titre principal pour ses documents. Ainsi, tous les documents entrant dans le cadre de la convocation à l’assemblée générale peuvent être mis à disposition dans l’extranet et se substituer à l’envoi de courrier mais seulement sous réserve de l’accord du copropriétaire. Il convient alors de préciser cette disposition dans la convocation, ainsi que la durée de disponibilité.
Ces documents doivent être actualisés au moins une fois par an afin de rester fiables pour vos copropriétaires. Ils doivent l’être dans les trois mois précédant l’AG annuelle.
Quels documents doivent figurer dans l’extranet ?
Documents devant figurer dans l’extranet pour tous :
Documents accessibles au seul copropriétaire pour son lot :
Documents accessibles au seul conseil syndical :
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Règlement de copropriété : état descriptif de division et actes publiés qui y apportent des modifications |
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Dernières fiches synthétiques réalisées par le syndic |
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Carnet d’entretien de l’immeuble |
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Diagnostics techniques des parties communes en cours de validité |
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Contrats d’assurance de l’immeuble conçus par le syndic excepté les contrats de travail des salariés du syndic |
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Contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours de validité |
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, procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et les devis de travaux qui y ont été acceptés |
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Contrat de syndic en cours |
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Compte individuel arrêté après approbation des comptes par l’AG |
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Montant des charges prévu dans le budget prévisionnel et celui des charges hors budget prévisionnel |
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Deux derniers exercices clôturés et payés par le copropriétaire |
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Montant de la part du fonds de travaux qui lui ont été envoyés |
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Balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires |
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Relevé des charges et produits de l’exercice échu |
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Relevés périodiques des comptes bancaires séparés |
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Assignations en justice relatives aux procédures judiciaires en cours et décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré |
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Liste de tous les copropriétaires |
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Carte professionnelle du syndics et attestation d’assurance de responsabilité civile professionnelle et de garantie financière |
Cette liste est minimale, mais le syndic peut rajouter des documents s’il le souhaite.
D’autre part, il est obligatoire depuis le 1er janvier 2022 d’émettre une fiche d’information prix prestation. Rien n’indique qu’elle doit figurer dans l’extranet, mais étant étroitement liée au contrat de syndic, il serait logique qu’elle y soit aussi.
L’extranet est-il populaire auprès des copropriétaires ?
L’extranet est avant tout un outil de communication directe avec les copropriétaires. Il permet de transmettre facilement des documents et d’avoir accès en quelques clics à tout ce dont ils ont besoin. Il n’est pas encore utilisé par tous mais se démocratise largement. Selon une étude relayée par Mon Immeuble, 66% des copropriétaires savent qu’un extranet a été mis en place dans leur copropriété. Si ce chiffre doit encore augmenter, il est encourageant. De même, 80% des copropriétaires jugent l’extranet utile : un outil populaire au quotidien.
Cependant, l’extranet n’est pas encore assez démocratisé pour devenir le seul outil de communication avec vos copropriétaires. En effet, selon la même étude, 16% des copropriétaires ne l’ont jamais visité et préfèrent recevoir leurs documents en version papier.
On pense, notamment, aux personnes qui ne sont pas à l’aise avec le numérique telles que les personnes âgées. Utiliser l’extranet comme seul moyen de communication les mettraient systématiquement à l’écart et exacerberait la fracture numérique.
L’outil est aujourd’hui populaire, utilisé et pratique. Cependant, il n’exclut pas l’usage du papier à 100%. L’utilisation de ces deux outils en fonction du choix des copropriétaires facilite leur gestion des documents au quotidien
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