3 bonnes raisons de faire passer votre syndic au numérique .
06/04/2023
Les contraintes de la loi ALUR se sont transformées en opportunités, pour les syndics, d’améliorer les processus. La digitalisation n’est aujourd’hui plus une option. Mais plus qu’une obligation légale, c’est une excellente manière de vous faire gagner du temps, de l’espace et de la précision dans la transmission de l’information.
Se digitaliser pour gagner du temps.
Il est bien plus facile de gérer vos documents lorsqu’ils sont numérisés. En effet, vous pouvez les retrouver en quelques clics, et même grâce à des mots clés si vous avez mis un système de recherche par mot clé en place. De plus, l’envoi aux copropriétaires est simplifié. Ils peuvent retrouver les documents dont ils ont besoin dans leur espace dédié. Pour l’envoi de convocations aux Assemblées Générales, on passe d’un processus en 5 étapes (préparation des documents, impression des documents, impression des recommandés, mise sous plis et dépôt à la poste) en un processus en deux étapes (préparation des documents et envoi virtuel). Pour en tirer le meilleur parti, il faut bien choisir vos outils numériques.
Gagner de l’espace grâce à la digitalisation .
Les documents numérisés prennent beaucoup moins de place que des documents papiers ! Ils tiennent en effet dans un extranet, accessible depuis n’importe quel terminal grâce à vos identifiants. Vous pouvez confier les versions papier à un tiers-archiveur, et ainsi économiser une place conséquente dans vos locaux. Et pourquoi ne pas adopter la signature électronique pour produire des originaux digitaux uniquement ?
Assurer une meilleure transmission de l’information grâce au digital.
Parce que vos documents sont plus simples à gérer, rangés dans un espace numérique selon un plan de classement logique, il est aussi bien plus facile de transmettre l’information. Elle ne se perd pas, ce qui peut arriver avec des documents papier. Les données sont pérennes, d’autant plus si vous avez opté pour une solution de sauvegarde afin d’anticiper les imprévus.
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